Ist Email ein Produktivitäts-Killer?

Tom sitzt an seinem Schreibtisch. Er ist hibbelig. Er weiß, dass er eine ganz bestimmte Arbeit erledigen muss, aber er kann nicht.

Er wird ziemliche Probleme bekommen, wenn er diese Aufgabe nicht erledigt. Seine Gedanken wandern, kommen dann aber schnell wieder auf die zu erledigende Arbeit zurück. Er wird immer hibbeliger.

„Oh Mann, das ist so schwer, ich fühle mich überhaupt nicht wohl damit“ grummelt sein Hirn. Er schaut auf die Uhr – wie lange geht das jetzt schon so? Ist überhaupt noch genug Zeit? Die Anspannung wird immer größer, wie ein Wasserkessel, kurz bevor er überkocht. Das ist so eine schwere Aufgabe.

Tom ist kein 12 Jahre alter Schüler, der eine Hausaufgabe machen muss. Tom ist Ende zwanzig und hat einen guten Job als Experte in einer großen Firma. Aber er kann nicht still sitzen und sich auf diese eine Aufgabe konzentrieren, die sein Leben retten soll.

Das kommt Ihnen bekannt vor?

Was wir jeden Tag tun, formt unser Denken

Aber Tom war nicht immer so. Das ist erst so, seitdem sich die Technologie verändert hat und manche Dinge für praktisch jedermann zugänglich gemacht hat und so Tom’s Verhalten verändert hat. Während sich seine Gewohnheiten langsam änderten, begannen auch sein Denken und sein Verhalten sich zu verändern. Und er wurde langsam zu jemandem, der ein Aufmerksamkeitsdefizitsyndrom hat.

Das Gehirn ist ein bemerkenswertes Organ und als menschliche Wesen verfügen wir über das bemerkenswerteste Gehirn überhaupt. Unser höher entwickeltes Gehirn unterscheidet uns von den Primaten, gestattet uns den Einsatz von äußerst komplexen Kommunikationsfähigkeiten wie Sprache, sehr ausgeprägter Fingerfertigkeit, komplexer Problemlösungsfähigkeit und höchst kognitiven Gedankenprozessen wie Philosophie.

Es gestatte uns auch, alle 5 Minuten unseren Emaileingang zu checken, schnell mal zwischendurch unseren Status bei Facebook zu überprüfen und nachzusehen, ob bei Twitter was neues anliegt. Wenn ich will kann ich sogar eine SMS an jemanden schicken, während ich mit jemand anderem spreche. Aber bedeutet es, dass ich das tun sollte, nur weil ich das kann?

Es ist wirklich so, dass das Gehirn sich verändert

Möglicherweise eine der tief greifenden medizinischen Entdeckungen, die in letzter Zeit wirklich eine Menge Aufmerksamkeit bekommen hat, ist die Neuroplastizität. Das ist eine originelle Art zu sagen, dass das Gehirn kein festes, unveränderliches Organ ist, sondern etwas sehr formbares, geschmeidiges, durch die Umwelt und sich wiederholende Aufgaben beeinflussbares ist.

Das Gehirn unterscheidet nicht zwischen guten und schlechten Dingen, wenn es sich anpasst. Sie denken ständig in negativen Gedanken? Das kann sich tief verwurzeln und dieses Gedankenmuster kann dadurch im Laufe der Zeit stärker und stärker werden.

Sie können sich maximal für 5 Minuten auf eine Arbeit konzentrieren, bevor Sie Ihren Emaileingang überprüfen, den Internet-Browser öffnen oder ein Tweet rausschicken müssen? Machen Sie das regelmäßig ein paar Monate lang und Sie haben Ihr Gehirn neu verdrahtet – wahrscheinlich nicht zum besseren.

Wir leben heute in einer Zeit, in der es keinen Mangel an Information gibt oder an Dingen, die um Ihre Aufmerksamkeit kämpfen (in diesem Artikel hier habe ich darüber gesprochen, wie Werbe-Experten versuchen, durch diesen ganzen Müll durchzudringen).

Es ist heute überhaupt kein Problem mehr, jederzeit und überall online und vernetzt zu sein. Die meisten von uns sind bei der Arbeit den ganzen Tag online. Neuerdings sind unsere Mobiltelefone ebenfalls online und wenn Ihnen das noch nicht ausreicht, dann haben Sie ja noch Ihre Laptops und Tablets, die Sie überall dabei haben können.

Wir sind grundsätzlich immer online, wenn wir wach sind. Da kann es einen konstanten Informationsstrom geben oder irgendeine andere Kommunikationsform, die uns immer erreicht. Aber wie hat das unsere Fähigkeit beeinflusst, konzentriert bei einer Aufgabe zu bleiben, uns auf sie zu fokussieren und sie einfach an einem Stück zu erledigen?

Nun wahrscheinlich nicht besonders positiv. Das Problem dabei ist, dass die meisten von uns nicht realisieren, dass diese ständige Ablenkung unsere Produktivität wirklich ausbremst.

Die Marihuana – Email Studie

Es gibt eine erschreckende Studie der psychiatrischen Fakultät des Kings College in London, bei der Intelligenztest mit drei verschiedenen Gruppen durchgeführt wurden: die erste Gruppe machte einfach den IQ-Test, die zweite Gruppe wurde dabei ständig durch hereinkommende Emails und klingelnde Telefone gestört und die dritte war stoned durch Marihuana.

Es war natürlich keine wirkliche Überraschung, dass die erste Gruppe die beiden anderen um durchschnittlich 10 Prozent übertraf. Was aber wirklich überraschte, war die Tatsache, dass die Gruppe, die den Test auf Marihuana machte, die Gruppe mit den Emails und Telefonen um 6 Prozent überflügelte.

„Studie belegt, dass Angestellte, die ständig durch Emails und Telefon abgelenkt werden, mehr als doppelt soviel IQ verlieren wie Marihuana-Raucher“ war dann auch zwangsläufig die Schlagzeile.

Die Unterbrechung einer gerade in Erledigung befindlichen Arbeit kann bis zu 45 Minuten nachklingen, bis Sie es endlich schaffen, wieder in der Spur zu sein. Es ist so, als wenn ein gewisses Maß an kognitivem Schwung verloren geht, der eine Weile braucht, bis er wieder aufgebaut ist.

Unsere Aufmerksamkeit ist wie ein Punktstrahler

Wir sollten unsere Fähigkeit, uns auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren, wie einen Punktstrahler betrachten. Sie kann immer nur eine Sache hell beleuchten. Natürlich können Sie das Licht auf viele verschiedene Dinge verteilen, aber die Leuchtstärke und Qualität verzetteln sich. Nehmen Sie sich eine Aufgabe vor und fokussieren Sie sich darauf.

Wie kann ich meine Fähigkeit, mich zu fokussieren, verbessern?

Üben Sie sich in irgendeiner Form der Meditation. Meditation kann viele verschiedene Formen haben, aber grundsätzlich ist sie die Fähigkeit, sich auf eine Sache zu konzentrieren.

Das kann Ihr Atem sein, ein sich immer wiederholendes Mantra oder irgendein bestimmtes Objekt. Meditation hat sich als höchst segensreich für das Gehirn erwiesen, vor allem für die Frontallappen, die für die Konzentrationsfähigkeit zuständig sind.

Die Ausübung einer Meditationsübung muss nicht heißen, dass Sie mit gekreuzten Beinen auf dem Boden sitzen müssen. Sie können Meditation durch jede beliebige alltägliche Aktivität machen, indem Sie sich voll engagieren und sich voll darauf konzentrieren.

Sie können das während des Abwaschs machen. Anstatt dabei Ihre Gedanken wandern zu lassen, bringen Sie sie zurück in die Gegenwart, auf die Tätigkeit des Abwaschens. Das wird Ihnen am Anfang sehr schwer fallen, aber im Laufe der Zeit wird es immer einfacher.

Fazit

Ich glaube, dass der beste Anfang darin besteht, dass Sie sich Ihre täglichen Aufgaben bewusst machen und sich deren Auswirkung vor Augen führen.

Ich sehe jeden Tag das sinnlose Verhalten von Erwachsenen mit der Aufmerksamkeitsfähigkeit von Kleinkindern. Zum Beispiel erwachsene Menschen, die nicht in der Lage sind, eine anständige Unterhaltung mit einem anderen Erwachsenen zu führen, der direkt vor ihnen steht, ohne gleichzeitig eine SMS lesen und beantworten zu müssen.

Seien Sie im hier und jetzt und machen Sie sich die aktuelle Situation immer wieder bewusst.

Jürgen Schnick